Svarsgrupp

För dig som administratör

Kö

En kö är en funktion som samlar en grupp användare som ska svara på samtal till företaget.

Köer hittar du i portalen under Företag->Växel -> Köer

Skapa “Kö”

Grundläggande Köval

Våra köer kan ställas in på väldigt många olika sätt beroende på behov. Den vanligaste konfigurationen har vi satt som standardinställning och passar för de allra flesta.

Failoverdestination

När man skapar en kö måste man ha en så kallad Failoverdestination.
Den används när ett samtal ej lyckas kopplas fram enligt de villkor man sätter för svarsgruppen.

Ett exempel kan vara att man vill ha ett meddelande om hög belastning.

Gå till Företag->Växel->Meddelanden och skapa ett nytt meddelande genom att fylla i följande:

Namn: ange ett beskrivande namn
Besvara samtal: Nej
Repetera: 0
Ljud: välj den ljudfil ni skapat för att spela när ni inte kan svara, se Lägg till Ljud
Destination: välj “Svart hål -> hangup” för att samtalet ska avslutas efter det att ljudet spelats upp
Beskrivning: valfri beskrivning av meddelandet
• Glöm inte att Spara

Spela upptagetton

För att spela upptagetton så behöver inget förberedas, välj då “Svart hål -> busy” som Failoverdestination när gruppen skapas.

Röstbrevlåda

En röstbrevlåda behöver tillhöra en användare, skapa därför en användare med röstbrevlåda enligt Konfigurera Användare och ange en lämplig emailadress, tex en grupp-mailbox.

Tips: vill ni inte skapa en separat användare för brevlådan kan användaren “Admin System” med anknytning 1000 konfigureras som en generell röstbrevlåda. Ange sedan denna röstbrevlåda när gruppen skapas.

Skapa kö

Skapa en ny kö genom att ange

Namn – använd beskrivande namn så att användarna förstår vilka samtal som hanteras av kön och även kan söka på namnet
Könummer – vi rekommenderar att du använder 4-siffriga anknytningar, detta är köns interna anknytning som går att ringa/koppla till
Failoverdestination – var ska samtal som inte besvaras i kön ta vägen. Välj här det meddelande eller den röstbrevlåda som skapades i föregående steg.

Klicka sedan på Spara.

Lägg till användare

Klicka på knappen “+” för att lägga till användare i kön.

Välj vilka användare du vill lägga till i listan
Externa nummer – här kan du i vissa fall lägga till nummer som inte tillhör användare som också ska vara med och svara i kön. Tänk på att en extern mobil röstbrevlåda inte kan skiljas från en person som besvarar ett samtal.
Bestraffning – är prioritering mellan användare,
Pausad – ska användarna du lägger till vara pausade eller inte från början
Wrapuptime – är hur länge ska användaren som minst få på sig mellan samtalen.
Klicka på “Spara”